Strefa eksperta


Zacznij od podsumowania... w czasie targów


ze_stoiska.JPGKiedy zabrać się za przygotowanie stoiska na kolejne targi? Najlepiej…  podczas jeszcze trwającej edycji. Wytrawny marketingowiec trafnie oceni funkcjonalność zastosowanych rozwiązań i estetykę wykonania oraz wyłapie wszelkie niedociągnięcia. Cennymi spostrzeżeniami podzieli się także personel stoiska, a przede wszystkim jego obsługa, która dba o komfort naszych klientów. Najlepiej wszelkie obserwacje na gorąco udokumentować za pomocą aparatu fotograficznego. Warto też popatrzeć, jak prezentuje się nasza bezpośrednia konkurencja oraz wyznaczający trendy liderzy.
Wnioski należy spisać od razu, przydadzą się one też w trakcie rozmowy z firmą, która stoisko wybudowała. I dopiero teraz możemy na chwilę „zapomnieć” o kolejnych targach.
To też ostatni moment, aby zdecydować, które elementy  stoiska można odzyskać (np. banery reklamowe, lady, nietypowe elementy konstrukcyjne) i poprosić firmę wykonawczą o ich zmagazynowanie z myślą o kolejnej edycji targów lub stoisku w innym ośrodku targowym. Takie podejście pozwoli obniżyć globalne koszty udziału w targach i podkreśla naszą dbałość o środowisko.


Do startu.. czyli kiedy zamówić stoisko.


praca.jpgPunktem wyjścia do rozmów z wykonawcą jest decyzja o udziale w targach. Przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych uruchamia machinę targową, której zwieńczeniem jest targowa „siedziba” naszej firmy. Dlatego z projektem stoiska nie warto zwlekać, zyskując nie tylko poczucie bezpieczeństwa ale także możliwość zapoznania się z ofertami kilku firm, dokładnego ich porównania i wyboru optymalnego rozwiązania. Tak jak w przypadku wyboru agencji reklamowej czy PR-owskiej najlepiej posłużyć się briefem, albo własnym albo dostępnym na stronach niektórych wykonawców. W briefie należy zawrzeć nie tylko informacje o wielkości i rodzaju zamówionej powierzchni, ale także na temat charakteru wystąpienia, wynikającego z celów udziału na targach. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest powierzenie obsługi wszystkich targów, w których bierzemy udział tej samej firmie. Dzięki temu nie musimy każdorazowo sporządzać briefu, prowadzić negocjacji cenowych, omawiać wszystkich szczegółów i funkcjonalności stoiska. To duża oszczędność czasu, który możemy wykorzystać na inne zadania – zaproszenie klientów na targi, przygotowanie eventów, opracowanie materiałów prasowych i reklamowych, czy też przygotowanie eksponatów. Nasz opiekun – raz poznawszy nasze potrzeby – sprawnie przygotuje projekt kolejnego stoiska, zaproponuje modyfikacje związane np. z różnym rozmiarem powierzchni oraz charakterem targów (ogólnopolskie, międzynarodowe, regionalne, jednobranżowe, wielobranżowe, bardziej wizerunkowe lub sprzedażowe, różne profile zwiedzających). To także oszczędność pieniędzy, albowiem zadziała tutaj mechanizm oferty pakietowej. To również duże poczucie bezpieczeństwa i komfort. Mamy pewność, że przyjeżdżając na targi w dowolnym miejscu w Polsce i na świecie zastaniemy perfekcyjnie przygotowane stoisko.


Jak nas widzą … czyli projekt idealny


projektanci.jpgProjekt stoiska jest wypadkową wielu czynników – wielkości zamawianej powierzchni,  charakteru targów, posiadanego budżetu i co najważniejsze celów, które chcemy na targach zrealizować. Z przeprowadzonych przez MTP badań marketingowych (sierpień i wrzesień 2011, na próbie 134 wystawców targów w Poznaniu w latach 2010-2011) wynika, że projekt jest jednym z głównych kryteriów wyboru (oprócz ceny i jakości wykonania). Nie ma w tym nic dziwnego, wszak stoisko jest najbardziej namacalnym potwierdzeniem naszej obecności na targach. Powinno być nie tylko ładne, ale także funkcjonalne i wygodne, a przede wszystkim zgodne z naszą strategią marketingową i celami. Mając w planie liczne spotkania z klientami kluczowymi trzeba zaplanować kameralną przestrzeń do rozmów  z nimi. Jeśli stoisko jest niewielkie, a spodziewamy się wielu gości można pomyśleć o barku, przy którym mogą na chwile przystanąć. Jeśli chcemy zaprezentować nowości, warto zadbać o odpowiednie ich wyeksponowanie, oświetlenie, a także o właściwy dostęp do nich dla publiczności. Powierzchnie o niewielkich rozmiarach można powiększyć dodając antresolę, na którą zapraszać będziemy najważniejszych gości. Gdy zależy nam na ograniczonym wglądzie konkurencji w nasze projekty, całkowicie lub częściowo zamykamy stoisko dla postronnych. Jeśli stawiamy na sprzedaż, dobrze sprawdzi się stoisko otwarte, z wieloma ladami-punktami konsultacyjnymi i z łatwo dostępnymi materiałami reklamowymi. Niewielkie stoisko informacyjne nie musi być nudne, jeśli znajdą się na nim ładne meble a ścianki wykleimy grafiką obrazującą profil naszej działalności lub pomalujemy w kolorach firmowych. Efektownie może prezentować się stoisko zbudowane na bazie elementów systemowych, dodatkowo można je urozmaicić pojedynczymi niestandardowymi detalami typu lada, podwieszana rampa z widocznym z daleka banerem, przestrzenne litery i logo firmowe na ściankach, wyniesione podświetlone kasetony z pleksi. Ciekawie można zaaranżować także przestrzeń w „trudnych” miejscach – np. pod antresolą

Przykłady można mnożyć, ważne jest natomiast, że tylko profesjonalnie działający konsultant współpracujący z doświadczonym i rozumiejącym potrzeby projektantem są w stanie przełożyć nasze potrzeby na projekt, który na konkretnych targach najlepiej spełni swoją rolę


Jak nie wiadomo o co chodzi… czyli jak zapłacić i na tym nie stracić


Na targach zobaczyć można spektakularne realizacje wykonane ze szlachetnych materiałów – szkła, drewna, metalu, wyposażone w luksusowe meble i najnowocześniejszy sprzęt. Tak zazwyczaj chce pokazać się lider rynkowy. Jeszcze innymi prawami rządzą się wystąpienia koncernów międzynarodowych. Krajowe przedstawicielstwa często korzystają z know-how swoich centrali, dostosowując koncepcję targowego wystąpienia do strategii globalnej i wytycznych korporacyjnych, a gotowe elementy stoisk przewożone są z jednego wydarzenia na kolejne. Większość uczestników targów musi jednak zadbać o stoisko we własnym zakresie i dysponuje o wiele skromniejszymi budżetami. W takich przypadkach należy przyjąć zasadę optymalizacji, czyli sprawdzić, co w ramach konkretnego budżetu można uzyskać, czyli jaki projekt zagwarantuje realizację celów firmy bez obniżenia jakości wykonania. Stoisko „zachowuje się” jak każdy inny produkt czy usługa, gdzie cena i jakość to zależność liniowa. Czasem mniej znaczy więcej, a czasem inaczej znaczy lepiej. Ale prawie zawsze dużo taniej znaczy gorzej. Indywidualne projekty mogą bardzo różnić się ceną w zależności od zastosowanych materiałów, proponowanych rozwiązań architektonicznych i „zagęszczenia” elementów na powierzchni. Porównując jednak ceny różnych – ale zbliżonych projektów dopuszczalne są kilkunastoprocentowe odchylenia w jedną czy drugą stronę, ale rażąco niska cena oznaczać może tylko jedno. Jakość wykonania może nas niemiło zaskoczyć. Niedbale zmontowane ścianki, niezabezpieczone przewody elektryczne, niskiej jakości wydruki, zniszczone meble to koszmar, z którym lepiej nie stanąć twarzą w twarz, szczególnie gdy nie ma czasu na poprawki. Takie problemy rzadko dotyczą dużych realizacji, gdzie szczegóły wystąpienia dogadywane są z wielotygodniowym wyprzedzeniem, a za przygotowanie targów odpowiada kilka osób. O wiele częściej może to przytrafić się mniejszym firmom, które nie mogą poświęcić czasu na przygotowanie stoiska, ponieważ pracownicy zaangażowani są w bieżącą działalność firmy, nie można ich też oddelegować na dwa tygodnie, żeby nad wszystkim czuwali osobiście. Najlepiej „przyjechać na gotowe” w przededniu targów i zająć się tylko dopięciem stoiska na ostatni guzik. Jeśli mamy poważne zastrzeżenia do wykonawcy nie wahajmy się zrezygnować z jego usług, nawet jeśli zapewnia, że taka sytuacja się nie powtórzy. Lepiej powierzyć swoje stoisko fachowcom. A już z idealną sytuacją mamy do czynienia, gdy zamawiając nawet najmniejsze stoisko, możemy liczyć na błyskawiczną pomoc techniczną w razie nieprzewidzianych zdarzeń lub w kwadrans domówić dodatkowe wyposażenie.

Zapiski końcowe, ale nie mniej ważne.. czyli o czym jeszcze warto pamiętać


Są usługi dodatkowe, które trzeba albo warto pamiętać niezależnie od samej zabudowy. Możemy je zamówić sami, możemy też te formalności scedować na wykonawcę stoiska. Ceny tych usług – często niepodawane w ofertach wykonawców – należy wkalkulować w koszty udziału we wszystkich targach niezależnie od tego kto i gdzie buduje stoisko.
Takie opłaty związane są z zamówieniem przyłącza elektrycznego, czy też wody, sprężonego powietrza, jeśli są potrzebne. Obligatoryjne są także opłaty za wywóz śmieci.
Wykonawcy stoiska można także zlecić dopełnienie wszelkich formalności związanych z przepisami technicznymi obowiązującymi na danym terenie, centra targowe w Polsce i za granica zawierają je w wielostronicowych regulaminach, których przestrzeganie jest niezbędne ze względu na zapewnienie bezpieczeństwa osób uczestniczących w targach. Warto skorzystać z tej opcji szczególnie w przypadku wystąpień zagranicznych.

[ Wstecz ]